La scadenza dichiarazione dei redditi si avvicina e, per gli Studi professionali, organizzare in anticipo la raccolta dei documenti può fare la differenza tra una campagna dichiarativa ordinata e settimane trascorse a rincorrere Clienti, allegati ed email.
Il termine del Modello 730/2026 è scaduto il 30 settembre. Per il Modello Redditi Persone Fisiche 2026 l’ultimo giorno utile è lunedì 2 novembre 2026: il termine ordinario del 31 ottobre cade di sabato e slitta al primo giorno lavorativo.
Il problema, però, non è quasi mai soltanto la compilazione della dichiarazione. La fase più delicata viene prima: raccogliere tutti i documenti necessari, verificarne la completezza e capire rapidamente che cosa è già arrivato e che cosa manca per ogni Cliente.
In questo articolo trovi una checklist suddivisa in sei categorie, utile per organizzare la raccolta documentale e affrontare la scadenza dichiarazione dei redditi 2026 con maggiore controllo.
La checklist ha finalità organizzative e deve essere adattata alla situazione fiscale del singolo contribuente e alle indicazioni aggiornate dell’Agenzia delle Entrate.
Scadenza dichiarazione dei redditi 2026: le date da ricordare
Le principali date della campagna dichiarativa 2026 sono:
- 30 settembre 2026: termine per la presentazione del Modello 730/2026 (già scaduto);
- 26 ottobre 2026: termine per il 730 integrativo, che si usa solo per correzioni a favore del contribuente (il 25 ottobre cade di domenica);
- 2 novembre 2026: termine per la presentazione telematica del Modello Redditi Persone Fisiche 2026, relativo al periodo d’imposta 2025, e del Redditi correttivo nei termini;
- 1° febbraio 2027: termine per la dichiarazione tardiva, presentata entro 90 giorni dalla scadenza ordinaria (il 31 gennaio cade di domenica). La dichiarazione tardiva è valida ma comporta sanzioni; oltre questo termine si considera omessa.
Le date sono aggiornate al 14 ottobre 2026 e corrispondono a quelle indicate dall’Agenzia delle Entrate nella pagina sui modelli Redditi correttivo, integrativo e tardivo.
La dichiarazione precompilata contiene già numerose informazioni, tra cui redditi, ritenute, versamenti e diverse spese detraibili o deducibili. È comunque necessario controllare che i dati inseriti siano corretti e completi.
A poche settimane dal 2 novembre, la priorità è capire per quali Clienti manca ancora qualcosa e chiederlo una volta sola, in modo chiaro.
Perché la raccolta dei documenti è il vero collo di bottiglia
Ogni Studio conosce bene questa situazione: un Cliente comunica che invierà presto tutta la documentazione, ma dopo diversi solleciti mancano ancora fatture, certificazioni o attestazioni indispensabili.
Nel frattempo:
- le email si accumulano;
- i collaboratori non hanno una visione aggiornata della pratica;
- le checklist vengono compilate manualmente;
- i documenti sono distribuiti tra caselle di posta, cartelle condivise e file Excel;
- diventa difficile capire quali Clienti devono essere ricontattati.
Il rischio è lavorare su informazioni incomplete, moltiplicare i solleciti e accorgersi troppo tardi della documentazione mancante.
La raccolta documentale, quindi, non dovrebbe essere considerata una semplice attività amministrativa: è una fase centrale del processo dichiarativo e deve essere gestita attraverso un metodo condiviso da tutto lo Studio.
Come organizzarsi prima della scadenza dichiarazione dei redditi
Il momento migliore per organizzare le pratiche non è quello immediatamente precedente alla scadenza dichiarazione dei redditi, ma quello in cui lo Studio ha ancora il tempo di:
- suddividere i Clienti per tipologia e complessità;
- aprire una pratica per ciascuna dichiarazione;
- associare una checklist documentale personalizzata;
- inviare ai Clienti l’elenco dei documenti necessari;
- registrare progressivamente ciò che è stato ricevuto;
- programmare solleciti e verifiche interne.
Con una procedura strutturata, ogni collaboratore può sapere in tempo reale quali pratiche sono complete, quali sono in lavorazione e quali richiedono un intervento.
Checklist documenti per la scadenza dichiarazione dei redditi
Di seguito sono riportate le principali categorie di documenti da richiedere ai Clienti. L’elenco deve essere personalizzato in base al modello dichiarativo e alla situazione fiscale di ogni contribuente.
1. Documenti relativi ai redditi percepiti
Per verificare i redditi dichiarabili possono essere necessari:
- Certificazione Unica rilasciata dal datore di lavoro o dall’ente pensionistico;
- certificazioni relative a compensi e prestazioni di lavoro autonomo occasionale;
- documentazione relativa a redditi derivanti da partecipazioni societarie;
- certificazioni di utili e altri proventi;
- documentazione relativa a redditi prodotti all’estero;
- attestazioni di eventuali indennità o redditi non già presenti nella dichiarazione precompilata.
I dati della Certificazione Unica e numerosi altri redditi vengono utilizzati dall’Agenzia delle Entrate per predisporre il modello precompilato, ma devono comunque essere verificati prima della scadenza dichiarazione dei redditi.
2. Documenti relativi a immobili e locazioni
Per i Clienti che possiedono, acquistano, vendono o concedono in locazione immobili può essere opportuno raccogliere:
- visure e dati catastali aggiornati;
- atti di acquisto, vendita, successione o donazione;
- contratti di locazione;
- documentazione relativa ai canoni percepiti;
- estremi di registrazione dei contratti;
- comunicazioni relative a variazioni catastali o cambi di destinazione;
- documentazione relativa a immobili posseduti all’estero.
La documentazione deve consentire allo Studio di ricostruire correttamente la situazione immobiliare del contribuente durante il periodo d’imposta.
3. Documenti per spese detraibili
Tra i documenti da verificare prima della scadenza dichiarazione dei redditi possono rientrare quelli relativi a:
- spese sanitarie;
- interessi passivi sui mutui;
- premi assicurativi;
- spese scolastiche e universitarie;
- spese per attività sportive dei figli;
- spese veterinarie;
- spese funebri;
- spese per asili nido;
- spese per assistenza personale;
- altre spese detraibili previste dalla normativa.
Nel quadro E del Modello 730 vengono indicate le spese sostenute nel 2025 che danno diritto a una detrazione d’imposta o a una deduzione dal reddito. Tra gli esempi indicati dall’Agenzia delle Entrate figurano le spese sanitarie, quelle per l’istruzione e gli interessi sul mutuo dell’abitazione.
È importante controllare non soltanto la presenza della fattura o della ricevuta, ma anche gli eventuali requisiti di tracciabilità del pagamento e l’intestazione del documento.
4. Documenti per oneri deducibili
La checklist pre scadenza dichiarazione dei redditi può comprendere anche:
- contributi previdenziali e assistenziali obbligatori o volontari;
- contributi versati per collaboratori domestici;
- versamenti a forme di previdenza complementare;
- erogazioni liberali deducibili;
- assegni periodici corrisposti all’ex coniuge, quando deducibili;
- contributi o versamenti previsti da specifiche disposizioni fiscali.
Per ogni voce è opportuno raccogliere sia la certificazione dell’importo sia la prova del pagamento.
5. Documenti relativi a ristrutturazioni e bonus edilizi
In presenza di interventi sugli immobili, possono essere richiesti:
- fatture delle imprese e dei professionisti;
- ricevute dei bonifici;
- titoli abilitativi o dichiarazioni sostitutive;
- delibere condominiali e riparti delle spese;
- asseverazioni e certificazioni tecniche;
- ricevute delle comunicazioni trasmesse;
- documentazione relativa all’acquisto di mobili ed elettrodomestici;
- documentazione su eventuali opzioni esercitate negli anni precedenti.
Per gli interventi che comportano risparmio energetico o utilizzo di fonti rinnovabili può essere prevista la trasmissione telematica dei dati all’ENEA. È quindi opportuno verificare anche la presenza della relativa ricevuta.
Considerata la frequente evoluzione della normativa sui bonus edilizi, requisiti e aliquote devono essere verificati caso per caso.
6. Documenti relativi a investimenti, attività finanziarie e cripto-attività
Per i Clienti che possiedono investimenti finanziari in Italia o all’estero può essere necessario acquisire:
- estratti conto bancari;
- certificazioni relative a interessi, dividendi e altri proventi;
- prospetti relativi a capital gain e minusvalenze;
- documentazione di intermediari esteri;
- attestazioni relative a partecipazioni e attività finanziarie;
- report delle piattaforme utilizzate per operazioni in cripto-attività;
- saldi, movimentazioni e valori delle attività detenute.
La dichiarazione precompilata dispone di una sezione dedicata agli investimenti all’estero, alle attività finanziarie estere e alle cripto-attività, anche ai fini della determinazione delle eventuali imposte dovute.
In questi casi è importante richiedere la documentazione con particolare anticipo, perché la ricostruzione delle operazioni può richiedere verifiche aggiuntive.
Come controllare che la documentazione sia completa
Avere ricevuto dei documenti non significa necessariamente che la pratica sia pronta.
Per ciascun Cliente, lo Studio dovrebbe poter verificare rapidamente:
- quali documenti sono stati richiesti;
- quali sono già stati ricevuti;
- quali risultano incompleti o illeggibili;
- quali devono essere integrati;
- quando è stato inviato l’ultimo sollecito;
- chi è il collaboratore responsabile;
- in quale fase si trova la dichiarazione.
Una checklist centralizzata riduce il rischio che un documento venga archiviato senza essere associato alla pratica corretta o che più collaboratori contattino inutilmente lo stesso Cliente.
Far arrivare i documenti in un solo posto
Gran parte dei solleciti nasce dal canale, non dal Cliente: un allegato arriva via email a un collaboratore, un altro su WhatsApp, un terzo resta da stampare e scansionare.
Con il Portale Clienti il Cliente entra da un browser con le sue credenziali, carica i documenti richiesti nella sua area e compila online i moduli preparati dallo Studio. Ogni Cliente vede soltanto le sue cose, e lo Studio sa sempre chi ha mandato cosa e quando.
Se la dichiarazione fa parte di un incarico più ampio, gli stessi documenti identificativi servono anche per l’adeguata verifica antiriciclaggio: dal Portale il Cliente compila la sua parte del fascicolo. Per la sola redazione e trasmissione delle dichiarazioni fiscali, invece, l’art. 17, comma 7, del D.Lgs. 231/2007 esclude gli obblighi di adeguata verifica.
StudioPlan Web: gestire le pratiche anche fuori dallo Studio
Raccogliere i documenti per la scadenza dichiarazione dei redditi è soltanto una parte del lavoro. L’altra consiste nel mantenerli ordinati e collegati al Cliente e alla pratica corretta.
Con StudioPlan puoi:
- aprire le pratiche relative alle dichiarazioni dei redditi;
- assegnare attività e responsabilità ai collaboratori;
- monitorare lo stato di avanzamento di ogni pratica;
- utilizzare checklist personalizzate;
- archiviare i documenti ricevuti collegandoli all’anagrafica del Cliente;
- controllare scadenze, attività e priorità;
- accedere alle informazioni tramite StudioPlan Web anche quando non sei fisicamente in ufficio.
In questo modo, il titolare e i collaboratori possono avere una visione condivisa del lavoro: non serve cercare tra email, cartelle o fogli aggiornati manualmente per capire che cosa manca.
Per valutare la soluzione più adatta alle caratteristiche e alle dimensioni del tuo Studio, consulta la pagina dedicata al prezzo del software di controllo di gestione per Studi professionali.
I vantaggi di una raccolta documentale strutturata
Organizzare in modo centralizzato le pratiche permette di:
- ridurre il numero di solleciti manuali;
- distribuire meglio il lavoro tra i collaboratori;
- individuare subito le dichiarazioni incomplete;
- evitare duplicazioni e passaggi non tracciati;
- rispondere più velocemente alle richieste dei Clienti;
- arrivare alla scadenza dichiarazione dei redditi con un carico di lavoro più prevedibile.
L’obiettivo non è semplicemente lavorare più velocemente, ma creare un processo controllabile e replicabile, che non dipenda dalla memoria del singolo collaboratore.
La scadenza dichiarazione dei redditi 2026 non deve trasformarsi in una corsa contro il tempo.
Avviare per tempo la raccolta dei documenti, utilizzare checklist personalizzate e monitorare lo stato di ogni pratica consente allo Studio di affrontare la campagna dichiarativa con maggiore ordine e meno attività urgenti.
StudioPlan aiuta gli Studi professionali a tenere sotto controllo Clienti, documenti, attività, responsabilità e scadenze, dalla richiesta iniziale della documentazione fino alla conclusione della pratica.
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